ארבע דרכים לקליטת חשבוניות ורישום חשבוניות אוטומטי
- רשות המסים – ייבוא אוטומטי של החשבוניות שהוצאו לעוסק.
- העלאה – קובצי PDF, JPG או PNG ישירות למסך החשבוניות הסרוקות.
- מייל – שולחים את החשבונית למייל של המערכת. מייל שהוגדר לעוסק משויך אליו אוטומטית; ממייל אישי אפשר לשלוח עבור כמה עוסקים.
- וואטסאפ – מצלמים קבלה ושולחים, והיא נקלטת אצל העוסק.
סריקת חשבוניות ו-OCR
כל חשבונית סרוקה עוברת זיהוי אוטומטי (OCR מבוסס AI): שם הספק, מספר עוסק, מספר חשבונית, תאריך, סכומים ומספר הקצאה. הקבצים נשמרים מכווצים ומאובטחים, ואפשר לפתוח את הסריקה המקורית מכל שורה – עם הגדלה לבדיקת פרטים קטנים.
שיוך אוטומטי לעוסק הנכון
כשחשבונית מגיעה במייל, המערכת יודעת לאיזה עוסק היא שייכת: לפי המייל שהוגדר לעוסק, לפי מספר עוסק שנכתב בנושא המייל, או לפי מספר העוסק של הקונה שמופיע בחשבונית. חשבונית שלא זוהתה – למשל קבלת דלק – ממתינה לשיוך ידני בלחיצה.
בקרה לפני ההעברה להנהלת החשבונות
רק חשבונית שאושרה עוברת הלאה. לפני האישור אפשר לתקן כל שדה, והמערכת מתריעה כשחשבונית נראית כפולה – כזו שכבר קיימת מרשות המסים או שנסרקה פעמיים.
קליטת חשבוניות למערכת הנהלת חשבונות
חשבוניות מאושרות משתתפות בהתאמת החשבוניות מול ה-PCN ועוברות לריווחית, לחשבשבת, לפריוריטי או לקובץ movein.dat – יחד עם חשבוניות רשות המסים, ועם עמודה שמראה מאיזה מקור הגיעה כל חשבונית. כך ניהול חשבוניות ספקים נשאר במקום אחד. לפרטים נוספים: אוטומציה לחשבוניות.